التحرير الإداري

يختلف الأسلوب الإداري عما هو متعارف عليه في الأسلوب الأدبي، فالأسلوب الإداري هو أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالوظيف العمومي، وهو ما يجعله يشكل مجالا مستقلا وينفرد بخصائص مميزة وكذا بصيغ وقواعد خاصة.

أولا: مميزات التحرير الإداري

يتميز الأسلوب الإداري عن غيره من الأساليب المستعملة بين الأشخاص الطبيعيين والأشخاص الاعتبارية الخاصة، ومن هذه الأخيرة إلى الإدارات العامة، حيث أن التحرير الإداري أو الكتابة الإدارية تتميز بجملة من المميزات الشكلية والموضوعية، سيتم توضيحها فيما يلي:

1- المميزات الشكلية:

تتمثل المميزات الشكلية للتحرير الإداري في:

أ- اسم الدولة:

من أهم الخصائص التي تتميز بها المراسلات الإدارية عن غيرها من المراسلات المتبادلة بين الأشخاص الطبيعيين والمعنويين الخواص هي اسم الدولة الذي يلزم كتابته على المراسلات الإدارية ليضفي عليها طابع الرسمية من جهة، ومعرفة النظام السياسي المعتمد ومكان تواجد الدولة على الخريطة العالمية من جهة ثانية، مثل: "الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية".

ب- اسم الإدارة المرسلة:

إن الإدارة المرسلة هي جهاز إداري يقوم بإرسال مراسلة إدارية لشخص طبيعي أو معنوي، هذا الاسم يكتب على المراسلة بالهامش الأيمن للورقة وفي قمتها، ولهذا الاسم أهمية بالغة تكمن في أن يتعرف المرسل إليه على اسم الإدارة المرسلة وعلى موطنها وطبيعة اختصاصها وعلى الإدارة الوصية.

ج- الرقم:

يقصد بترقيم المراسلات والوثائق الإدارية إعطاء رقم لكل مراسلة أو وثيقة إدارية سواء كانت صادرة أو واردة من السجل المخصص لها، الذي يتم وضعه مباشرة أسفل اسم الإدارة أو المصلحة أو المكتب التابعين لها، مع إضافة الحرف أو الأحرف الأبجدية للإدارة المرسلة للاستخلاص وأن المراسلة قد صدرت من مكتب أو مصلحة معينة تابعة للإدارة المرسلة.

وعليه، لا يمكن إرسال أو تلقي مراسلة أو وثيقة إدارية من غير تسجيلها أي إعطائها رقما تسلسليا من سجل الصادرات أو الواردات، فالعملية تقتضي الحرص والمحافظة الشديدين على المراسلات وجميع الوثائق الإدارية من الضياع، وما تجدر الإشارة إليه أن السجلات السالفة الذكر تستعمل لمدة سنة كاملة مع أعدادها التسلسلية ابتداء من 01 جانفي إلى غاية 31 ديسمبر، ومن رقم واحد إلى ما لا نهاية عند نهاية السنة.

د- صفة المرسل وصفة المرسل إليه:

تعبر هذه الصيغة عن اسم المسؤول الإداري صاحب الاختصاص الأصلي المخول له بقانون أو بناء عليه لتمثيل الشخص المعنوي في موطن معين، وبالتالي فإن كتابة صفة الاسم الوظيفي للمسؤول – رئيس- على الرسالة بمفرده لا يعني من ذلك شيئا وبإضافة اسم الشخص المعنوي - المجلس الشعبي البلدي – المسير من قبل المسؤول الإداري، يعني بذلك أن الرئيس اسم وظيفي، والمجلس الشعبي البلدي اسم لشخص معنوي - البلدية - .

ومنه فإن الاسم الوظيفي - الرئيس - المسير لإدارة البلدية وفي موطن معين، إجباري الكتابة على المراسلات بالقرب من هامشها الأيسر، وأسفله يكتب حرف "إلى" مشار إلى المرسل إليه، ثم يكتب الاسم المميز للذكور والإناث، فالسيد بالنسبة للذكور صغارا و كبارا والمرأة المتزوجة سيدة، و العازبة آنسة، ويليه مباشرة الاسم الشخصي للمرسل إليه إن كان شخصا طبيعيا أو اسما وظيفيا للمسؤول المسير لشؤون إدارة الشخص المعنوي ومقره الاجتماعي.

هـ - الموضوع:

يتمثل موضوع المراسلة الإدارية في هدفها المقصود، إذ تحرر الرسالة الإدارية بدقة وموضوعية تامتين و يستخرج موضوعها في كلمة واحدة أو في جملة مفيدة، وتكمن أهمية ذكر موضوع الرسالة الإدارية في إنجاز العمل بسرعة عند القيام بعملية فرز المراسلات على اختلاف أنواعها ومواضيعها، ويأتي موضوع الرسالة الإدارية بعد المرسل إليه، و لكن في أقصى اليمين.

و- المرجع و الإشارة إلى النصوص المطبقة:

يشار إلى المرجع والنصوص المطبقة مباشرة أسفل الموضوع عند الاقتضاء، أي عندما تتطلب المراسلة وضع مرجع، فالمرجع هو السند الذي تستند إليه الإدارة عند الإجابة على مراسلة ما قبولا أو رفضا بحسب المقتضيات، وبالتالي فالمرجع هو تاريخ إصدار الرسالة ورقمها الترتيبي المعطى لها من سجل الصادرات لدى الإدارة الأصلية، مثال: عند الإجابة على رسالة إدارية وردت إلى الإدارة من إدارة أخرى يكتب أمام المرجع: رسالتكم رقم .... المؤرخة في ...، ثم يكتب في الفقرة الأولى من الرسالة: ردا على رسالتكم المشار إليها في المرجع المتعلقة بـ: ....، أو ردا على رسالتكم المشار إليها في المرجع، التي تطلبون فيها ..... يشرفني .....إلخ.

فيما يتعلق بالرد على الرسالة الشخصية الواردة إلى الإدارة من شخص طبيعي، يكتب أمام المرجع: رسالتكم المؤرخة في ....، ثم يكتب أيضا في الفقرة الأولى من الرسالة: ردا على رسالتكم المشار إليها في المرجع و المتعلقة بـ: .... يشرفني أن ...إلخ.

إن وجه الاختلاف من حيث الإشارة إلى المرجع في الرسالتين الإدارية والشخصية أن هذه الأخيرة موجهة من الإدارة إلى شخص طبيعي، ويشار في توحيد الزمن في الرسالة الموجهة إلى الإدارة إلى الرقم المعطى للرسالة الواردة من سجل صادرات الإدارة المرسلة، في حين لا يشار إلى الرقم في الرسالة الموجهة إلى الأشخاص الطبيعيين، كونها لم تحمل رقما من سجلات أصحابها عند تصديرها.

أما بخصوص رسالة التذكير التي تذكر فيها الإدارة المرسل عن رسالة سابقة أرسلت إليه بخصوص موضوع معين، كطلب الالتحاق بالعمل مثلا أو إتمام بناء مشروع سكني في موعده المحدد... إلخ، والمرسل إليه لم يجب على الرسالة الأولى، فيكتب أمام المرجع: رسالتي رقم ... المؤرخة في ...، ثم يكتب في الفقرة الأولى من الرسالة: تبعا لرسالتي المشار إليها في المرجع المتعلقة بـ:... يشرفني أن... إلخ.

أما من حيث الإشارة إلى النصوص التشريعية والتنظيمية المطبقة فهي واجبة إن تعلق موضوع الرسالة بذلك، ومن دونها لا يمكن إضفاء الصبغة القانونية عليها، والتي تستوجب الإصدار والتنفيذ في آن واحد، مثال على ذلك: عند الإجابة على رسالة شخص ما يطلب فيها توظيفه في وظيفة معينة أو طلب منحه ترخيص أو طلب شراء قطعة أرض أو مسكن، وطلبه هذا غير مستوف للشروط المنصوص عليها في القانون، لا نكتفي بالقول في الرد أن طلبه لم يحظ بالقبول، وعليه فمن واجب الإدارة أن توضح ذلك في مراسلتها إلى المرسل إليه وتبين له السبب الذي حال دون قبول طلبه، سواء بمقتضى قانون أو مرسوم أو قرار رقم .... الصادر بتاريخ ..، وذلك عملا بخاصية الوضوح التي تتميز بها المراسلات الإدارية.

ن- المرفقات:

هي أشياء مادية ترفق مع الرسالة، يأتي ترتيبها إما بأسفل المرجع أو بأسفل الموضوع مباشرة إن لم يكن في المراسلة مرجع، فالمرفقات توضع في حالة إرسال وثيقة واحدة أو عدة وثائق، فيذكر عددها بالأرقام أمامها ثم يوضح في محتوى الرسالة المقصود منها.

ي- ترتيب الفقرات:

ترتب الفقرات في الرسالة الإدارية ترتيبا أفقيا حسب أولويتها، فقد تتشكل الرسالة من مقدمة وموضوع وخاتمة أو قد تقتصر على الموضوع و الخاتمة، أي الدخول مباشرة في الموضوع وختمه بطلب أو تنفيذ أمر معين أو الامتناع من تنفيذه أو تقديم اقتراح والتماس الموافقة عليه.

إن المقصود بترتيب الفقرات بحسب الأولوية، أن تأتي الفقرة الموالية موضحة للفقرة السابقة، كبسط الموضوع في الفقرة الأولى وشرحه وتحليله بقدر واف في الفقرة الثانية والنتيجة المتوخاة منه في فقرة أخيرة ثالثة.

لا يعني مما سبق أن الرسالة تتشكل من ثلاث فقرات لا غير، أي طرح الموضوع ثم تحليله وأخيرا النتيجة، فقد تتشكل الرسالة من عدة فقرات بحسب الموضوع المطروح لتنتهي بعد إزالة الغموض الذي يرد في فقرة فتوضحه فقرة ثانية أو ثالثة أو رابعة ...إلخ إلى غاية الوصول إلى المعنى المقصود من الرسالة.

أخيرا تختم الرسالة بصيغة المجاملة المتمثلة في عبارات التقدير والاحترام الواجبة من الموظف المرؤوس إلى الرئيس الإداري، ومن الإدارة العامة إلى الإدارة الخاصة أو شخص طبيعي.

م- التوقيع والتاريخ والختم الرسمي:

إن التوقيع هو إجراء عملي قانوني يجريه صاحب الاختصاص الأصلي على المراسلات والوثائق الإدارية موضحا فيه الاسمين الوظيفي والشخصي له، وفي حالة ما إذا فوض توقيعه إلى مرؤوسه، فيكتب الاسم الوظيفي لصاحب الاختصاص الأصلي في الأعلى و بأسفله الاسم الوظيفي للمفوض إليه ثم الاسم الشخصي لهذا الأخير، و يأتي التوقيع في أسفل الصفحة، في الجهة اليسرى منها وبعد النص مباشرة.

بالنسبة لتاريخ الرسالة الإدارية، يكتب في يسار الصفحة وفي الجهة العليا منها، وتذكر فيه العناصر التالية دائما: المكان واليوم و الشهر والسنة، مثال: بجاية في 23 أكتوبر 2017. وبعد إنجاز الرسالة أو الوثيقة الإدارية، يتم وضع الختم "الطابع الرسمي للإدارة" بجانب التوقيع.

2- المميزات الموضوعية:

إضافة إلى المميزات الشكلية، فإن التحرير الإداري يمتاز بجملة من المميزات الموضوعية التي هي كالأتي:

أ‌- التجرد: حيث أنه ليس هناك مكان لكل الألفاظ و كل العبارات الغير الموضوعية أو العامية أو المثيرة للانفعال في الأسلوب الإداري، بل وحتى النسق الصوتي يجب أن يتسم بالجدية والرسمية.

ب‌- المجاملة: يجب أن يتحلى محرر الوثيقة الإدارية بحسن الالتفات واللباقة، فبالرغم من كون الإدارة ملزمة في الكثير من الأحيان بالإجابة سلبا على عدد من الطلبات، إلا أنها تسعى دائما إلى إضفاء صفة التحفظ أو الاحتراس على ردود من هذا القبيل، حتى يبقى الأمل لدى أصحاب هذه الطلبات قائما.

ج-المسؤولية: إن كل الوثائق الإدارية ممضية من طرف ممثلي السلطة العامة، وبالتالي تكتسي طابع الرسمية، لذلك فإن التحرير الإداري بعيد كل البعد عن كل ما هو مجهول أو غامض أو مبهم، ويتعين على موقع الوثيقة الإدارية أن يكون معلوما حتى يتحمل مسؤولية ما يكتب.

د- المنطق: يجب عرض الوقائع والحيثيات بصفة عقلانية ومنطقية، حسب أهميتها التصاعدية.

هـ- الموضوعية: من الخصائص الهامة والمهمة جدا في المراسلات الإدارية، خاصية الموضوعية التي تلزم المحرر عند الشروع في الكتابة أن يكتب باسم الإدارة التي ينتمي إليها ويخضع لقواعد الانضباط بها، وبعبارة أدق فالمحرر الإداري يكتب باسم الإدارة لا باسمه الخاص، فينحاز ويتحرر من الذاتية، فيكتب كتابة خالية من كل انفعال أو عاطفة شخصية، إذ يضع عبارات وصيغ مهذبة تعطي للإدارة هيبتها و احترامها باستعمال الصيغة التشريفية - يشرفني - في كلتا الحالتين قبولا ورفضا، حيث بموجبها يعبر عن شرف و سيادة الإدارة لا عن سرورها و أسفها، أي يسرني، يؤسفني، وعلى هذا الأساس فالمحرر الإداري لا يكتب باسمه الخاص إنما يكتب باسم الإدارة، وهي بالطبع شخص معنوي لا تتأسف ولا تتألم ولا تحزن و لا تفرح.

و‌- البساطة: يقال أن الأسلوب البسيط هو الأسلوب الأحسن والأصعب، لذلك وجب على محرر الوثيقة الإدارية أن يمتنع عن اللجوء إلى الأسلوب البيروقراطي المعقد، فالهدف ليس إثارة إعجاب القارئ بل تبليغه الفكرة في أسلوب يتسم بالبساطة، يكون في متناول العامة من القراء.

ي‌- الحذر: يمتاز التحرير الإداري بالحذر الذي يعد ميزة لصيقة بسموَ الإدارة وهيبة الدولة، فمبدأ المسؤولية يتنافى تماما مع الخطأ.

م- الإيجاز والوضوح والدقة: تمتاز المراسلات الإدارية بخاصية الإيجاز والإطالة فيما يقتضيه المعنى المقصود والفائدة المرجوة، وعليه فإن المحرر الإداري ينتقي ألفاظا مهذبة في جمل قصيرة ومفيدة، ولا يعني هذا أن الإيجاز ينصب على النص فيجعله وجيزا فاقدا للمعنى والهدف، فالمقصود من الإيجاز إنشاء نص واضح من كلمات وجمل قصيرة غير مكررة.

لكي يتحقق هدف المراسلة الإدارية الذي أنشئت من أجله، يتوجب صياغة نصها من كلمات مفهومة و واضحة تقرأ و تفهم من قبل الأشخاص الموجهة إليهم دون عناء و لا تستدعي لفت انتباه الإدارة المنشئة لها لتوضيحها، فالمحرر الإداري مطالب بالكتابة والرد على رسائل الأشخاص مختلفي المستويات العلمية، الشيء الذي يوجب عليه التعبير بألفاظ بسيطة لا يشوبها غموض، واضحة المعنى والمقصود.

يتميز كذلك التحرير الإداري بالدقة التي تعني أخذ الحيطة والحذر في صياغة نص الرسالة من كلمات وأحرف، ومحل وجود هذه الأخيرة بأول و وسط و آخر الكلمة من جهة، وربط الجمل بالفقرات من جهة ثانية.

ثانيا: نماذج عن وثائق إدارية:

1- المذكرة: Note

هي وثيقة إدارية داخلية مؤقتة تتضمن مقررات من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه قصد العمل على تطبيق العليمات والتوجيهات الصادرة بشأن توحيد طرق العمل وتحسينها وتصدر أيضا من المرؤوس الإداري إلى رئيسه لإفادته بمعلومات عاجلة أو آجلة، وللمذكرة أشكال عديدة تتمثل في:

- مذكرة توجيهية: تصدر عن الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه قصد توحيد وتحسين طرق العمل بالإدارة.

- مذكرة إعلامية: تصدر من الرئيس الإداري للأفراد في شكل إعلان للزوار بخصوص تحديد الزيارات، و تصدر من المرؤوس الإداري إلى رئيسه قصد إعلامه بواقعة معينة.

- مذكرة مصلحية: تصدر في شكل إعلان من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه، تعني جميع المصالح والموظفين التابعين لها، كتحديد مواقيت العمل مثلا.

2- المنشور : la circulaire

هو وثيقة إدارية داخلية تصدر من سلطة إدارية عليا وتوجه إلى سلطات إدارية دنيا في شكل مذكرة أو رسالة ترسل إلى العديد من المرسل إليهم، وهي الميزة التي تميز المنشور عن باقي الوثائق الإدارية، فالمنشور يتصف بالديمومة أي أنه غير مؤقت كالمذكرة المصلحية.

يصدر المنشور قصد تنظيم حالة معينة أو توضيح غموض وارد في نص من النصوص القانونية، غير أنه لا ينشىء قاعدة قانونية أو يعدلها أو يلغيها.

3- التقرير : le rapport

هو وثيقة إدارية داخلية مؤقتة تحرر وتوقع وترفع دائما من المرؤوس إلى الرئيس الإداري، قصد إفادة هذا الأخير بواقعة معينة متبوعة باقتراح أو عدة اقتراحات، تستهدف الحصول على موافقة الرئيس الإداري لاتخاذ تدابير عاجلة أو آجلة.

أما بخصوص منهجية إعداد التقرير، فإنه يتطلب من المقرر الآتي:

المقدمة: طرح الأسباب التي دفعت المقرر إلى إعداد التقرير.

الموضوع: يتناول الدخول مباشرة في الموضوع وذلك باستعراض القضية المطروحة.

الاقتراحات: التي تكون متوافقة مع موضوع التقرير حتى تنال موافقة الرئيس.

4- المحضر : (pv) procès verbal

هو وثيقة إدارية داخلية لها قوة الإثبات، تدون فيها وقائع قد سمعها أو شاهدها عون مختص من شخص أو عدة أشخاص أدلو بها إراديا بعين المكان أو عند استدعائهم إلى مقرات العمل أو التنقل إلى مكان تواجدهم وتدوين تصريحاتهم في مطبوع رسمي يوقع عليه المعنيون.

5- البرقية و التلكس:

البرقية رسالة ترسل بواسطة البرق من مكتب بريد إلى آخر، وتتميز بميزة واحدة أساسية وهي إيجاز نصها إلى حد كبير، وتحرر البرقية لتوصيل أخبار هامة بشكل عاجل، سواء كانت حسنة أو سيئة.

يعتبر التلكس مثل البرقية تماما، ويتطلب إرسال التلكس وجود جهازين، الأول للإرسال والثاني للاستقبال، بحيث إذا رقن النص في جهاز الإرسال تلقاه جهاز الاستقبال ونسخه ،وتتوافر أجهزة التلكس لدى الشركات الكبرى لأنه وسيلة هامة لاستقطاب الأخبار بأقصى سرعة مما يسمح باتخاذ القرارات اللازمة في أقصر مدة.

6- المداولة:

هي وثيقة إدارية داخلية، تصدر من مجلس وتتضمن مواضيع مختلفة، اقتصادية و اجتماعية أو ثقافية، يعرض موضوعها في شكل تقرير معلل - بيان أسباب – على المجلس في اجتماعاته العادية أو الاستثنائية وبحضور أغلبية أعضائه، فيناقشه، إما أن يرفضه أو يعدله أو يصادق عليه، وعند المصادقة من المجلس بالأغلبية، تحرر مداولة في شكل محضر جلسة، يبين فيها عدد الحاضرين والغائبين في المجلس، و المصوتين بنعم أو لا والممتنعين، ثم توقع.

المرجع:

د. سقلاب فريدة، محاضرات في منهجية العلوم القانونية، موجهة لطلبة السنة الثانية حقوق، قسم الحقوق، جامعة عبد الرحمان ميرة – بجاية، الجزائر، السنة الجامعية: 2017/ 2018، ص83 إلى ص92.

التحميـل PDF