التحرير الإداري

1. مفهوم التحرير الإداري:

التحرير الإداري هو مجموعة من المراسلات والعقود والوثائق الإدارية، تحرر وترسل إلى المصالح العمومية أو إلى الأشخاص الطبيعيين، في شكل رسائل أو جداول الإرسال أو برقيات أو مذكرات أو مناشير أو تقارير أو محاضر...الخ، وعليه فإن كل تحليل إداري يقتضي قبل كل شيء معرفه كافية للغة التي يتم بها التحرير، ومن جهة أخرى فإنه يتطلب بصفة عامة:

أ. الوضوح في التعبير عن الأفكار.

ب. التنسيق المنطقي للمعاني والاستدلالات.

ج. الأسلوب الصحيح والدقيق في التحرير.

2. شروط التحرير الإداري:

يراعى في التحرير الإداري شروط معينة نذكر منها ما يلي:

1.2. الشروط المتعلقة بالمضمون:

يراعى في الجانب المتعلق بالمضمون النقاط التالية:

1.1.2 الأسلوب وخصائصه:

لا يعتبر الأسلوب الإداري أسلوبا خاصا، لٲن اللغة التي تستعملها الإدارة ليست لغة مميزه، فهي تستعمل مجموعة من الكلمات والعبارات المتداولة التي ينبغي على المحرر الإداري استعمالها للتعبير عن أفكاره حتى يفهمه الغير بسهولة، لأنه قد يحدث أن الإدارة تستخدم في المراسلات الإدارية بعض العبارات والصيغ أو الجمل التي تراها ضرورية نظرا لنوعية العمل الإداري.

وهذا بالرغم من أن الأسلوب الإداري صفة خاصة بكل محرر، فإنه يجب على جميع المحررين أن يستعمل في تحريرهم لغة صحيحة وسليمة وٲن يبحثوا دائما على تحقيق الخصائص التالية:

- الوضوح: ينبغي على المحرر الإداري أن يعمل على أن تكون المراسلة الإدارية المحررة واضحة ومفهومة من طرف المرسل إليه لذا يجب مراعاة ما يلي:

- التفكير في مستوى تصور الوثيقة التي يتعين تحريرها.

- وٲن يكون تعبيرها واضحا عما يريد اطلاع الآخرين عليه.

- البساطة: وهي أن يستعمل المحرر الإداري في المراسلة الإدارية مصطلحات فنية بسيطة وواضحة، وٲن يتجنب التكلف والغموض لكي يضمن تبليغ المضمون، إلا إذا كان الموضوع يتطلب عبارات فنية متخصصة.

- الإيجاز: وهو التعبير عن فكرة معينة بأقل عدد ممكن من الألفاظ تماشيا مع القول السائد: "خير الكلام ما قل ودل". فالأسلوب الجيد هو الأسلوب الذي يكون بعيدا عن الحشو على أساس أن يكون معبرا عن المعنى المقصود دون الإخلال بالفكرة. وبعبارة أوضح، الأسلوب الحسن هو الذي لا يضاف إليه شيء.

- الدقة: وهي تقتضي على أن يحرص المحرر على استعمال المفردات والكلمات والصيغ، إلا في معناها الحقيقي الذي لا يقبل أي تأويل أو افتراض، والإدارة قد تستعمل المصطلحات من القانون الإداري أو المالي أو التجاري مثلا، ففي هذه الحالة يجب على المحرر الإداري معرفتها بدقة حتى يحسن استعمالها، ويكون بذلك مدركا لمدلولاتها، حتى لا تكون محل تساؤلات تحول دون فهم المقصود منها.

- الموضوعية: ينبغي على المحرر الإداري أن يتجنب الاعتبارات الشخصية في المراسلات الإدارية، وان يضع نصب عينيه أن النص الذي يحرره سيعرض على توقيع سلطة إداريه، وٲن كل نص صادر من إدارة أو عن أفراد في هذا الشأن، ينبغي أن يلتزم بالموضوعية، أي توخي أسلوب محايد لا يعبر عن أية عاطفة شخصية ولا على أي انفعال مهما كانت براءته، بما في ذلك عبارات الشكر والامتنان المبالغ فيها.

2.1.2. ترتيب الأفكار والاستدلالات عند التحرير: في هذا المجال يسعى المحرر الإداري إلى جمع معطيات الموضوع المطروح، وكذا المسائل التي قد تتضمن في تقديره على بعض الفوائد التي قد يستغلها أثناء التحرير، كقيامه بالتحريات لاكتشاف الحقائق في قضية من القضايا، وقد يبدأ هذا الترتيب بالعناصر المعروضة عليه من أحداث ووقائع ونصوص سارية المفعول وقابلة للتطبيق، وينتهي بالملاحظات ألمسجلة والحلول المقترحة، وعليه فإن ترتيب الأفكار والاستدلالات هو الذي يقوده إلى وضع تصميم للمراسلة.

2.1.3. وضع تصميم للمراسلة: ينبغي على المحرر الإداري إعداد تصميم مناسب لمراسلته يساعد على بلورة أفكاره بانتظام وتدرج منطقي لها، وغالبا ما يحتوي هذا التصميم على العناصر التالية:

ا- المقدمة: ويشترط فيها أن تكون موجزة كما أنها تقتضي ذكر النقاط الرئيسية التي ستعالج في العرض.

ب- العرض: وهو صلب الموضوع، ويقتضي قبل كل شيء جملة من الأفكار ثم ترتيبها حسب خطة معينة ومنهجية منطقية واضحة، وبما أن العرض هو الجزء الأساسي للوثيقة التي ستحرر فإن صياغته تكتسي أهمية بالغة، إذ أن المحرر يجب عليه ترتيب أفكار واستدلالاته وتحليلها واقتراح الحلول المناسبة لإقناع الجهة المعنية بمبررات مؤكدة، بحيث يمكن لكل فقرة من العرض أن تسير بكيفية دقيقة ومنطقية نحو الخاتمة.

ج- الخاتمة: وهي مهمة جدا، وتعتبر النهاية المنطقية لعمل المحرر الإداري ونتيجة لما تضمنه العرض، فبحسب نوعية المراسلة توضع الخاتمة، فقد تكون مثلا على شكل اتخاذ قرار، أو تكون على شكل اقتراح معين، طلب أو رجاء...الخ.

2.2. الشروط المتعلقة بالشكل: ينبغي أن يراعى في الجانب الشكلي النقاط التالية:

1.2.2 وحدوية الموضوع: يجب أن تتناول المراسلة الإدارية الواحدة موضوعا واحدا، وٲن تحرر على وجه واحد من الورق.

2.2.2. احترام السلم الإداري: إن كل مراسلة موجهة من أشخاص معنويين أو طبيعيين خاضعين لسلطة ما، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية.

3.2.2. قياس الورق المستعمل: ينبغي أن تحرر المراسلة الإدارية على الورق مقياسه كالتالي:

- مقياس: (21 x 27)

- وإما مقياس: (21 x 29)

- أو مقياس: (21 x 31)

شريطة أن تتضمن كل مراسلة نوعا واحدا من هذه المقاييس دون الجمع بينها، ويستحسن استعمال مقياس (21 x 27) وذلك لتداوله وكثرة استعماله في الإدارة.

4.2.2. ترك الهوامش في جميع الجوانب: من آداب اللياقة والتنظيم المحكم أن تترك الهوامش من جميع الجهات للورقة، كما هو مبين في الشكل التالي الخاص بعناصر التقديم المادي:

5.2.2. عناصر التقديم المادي للمراسلة الإدارية (شكلها):

6.2.2 شرح عناصر التقديم المادي للمراسلة الادارية:

تحتوي المراسلة الادارية من حيث تقديمها المادي ( أي شكلها) على عدد من العناصر المشتركة، وهي:

1. الدمغة: وتتفرع إلى فرعين هما:

1.1. شعار الدولة: مثال على ذلك: " الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية" وتكتب في سطر واحد في أعلى الوتيقة مع تساوي المسافة الجانبية للورقة.

2.1 الطابع والعنوان: ويقصد بهما مجموعة البيانات التي توضح إسم الإدارة أو الهيئة التي تصدر منها الوثيقة المعنية، ويظهر ذلك في الزاوية العليا للجهة اليمنى من كل وثيقة إدارية ويتكون غالبا من النقاط التالية:

- اسم الوزارة أو الولاية (حسب الهيكلة).

- اسم المديرية أو القسم أو دائرۃ أو المصلحة (حسب الهيكلة).

- اسم المكتب الذي صدرت منها المراسلة والمكلف بالقضية التي تعالجها هذه المراسلة.

مثال على ذلك بالنسبة لإدارة مركزيه:

وزاره التربية الوطنية

مديريه التكوين

المديرية الفرعية للتكوين المتخصص

مكتب……………………………….

2. رقم التسجيل: ويراعى فيه العناصر التالية:

- رقم تسلسلي في الصادر.

- رمز المصلحة.

- السنة التي صدرت فيها المراسلة.

مثال على ذلك:

الرقم: 120/.../2010

3. المكان والتاريخ: وهم عنصران مهمان في المراسلات الإدارية ويدونان عادة في أعلى الوثيقة من الجهة اليسرى، ويتكون التاريخ من اليوم والشهر والسنة، ويكون مسبوقا بمكان مصدر المراسلة.

مثال على ذلك: الجزائر في:20 أكتوبر 2008

ويستحسن كتابة المكان والتاريخ في أسفل الوثيقة إذا كانت المراسلة في شكل جداول إرسال أو قوائم أو كشوف أو محاضر أو تقارير…...الخ.

4. بيان المرسل: وهو مجموع البيانات التي تسمح بالتعريف بالمصلحة أو الشخص صاحب الرسالة ويكون في الجهة اليسرى من الوثيقة تحت المكان وتاريخ يذكر فيه صفه المرسل إذا كان شخص معنويا.

مثال على ذلك: مدير التربية

الى

السيد/………

ويتحول إلى الجهة اليمنى من الوثيقة في مكان ألدمغه، يدون فيه اسم ولقب وعنوان المرسل ووظيفته، إذا كان شخصا طبيعيا.

مثال على ذلك:

الاسم و اللقب:........................

أستاذ(ة) بمتوسطه……………..

5. المرسل إليه: هو مجموع البيانات التي تسمح بمعرفة الطرف الذي وجهت إليه المراسلة الإدارية ويكون في الجهة اليسرى من الوثيقة تحت بيان المرسل، يذكر فيه صفات المرسل إذا كان شخصا معنويا.

مثال على ذلك: إلى السيد مفتش التعليم الابتدائي

المقاطعه:...............

ويكتب اسم ولقب وعنوان مرسل إليه، إذا كان شخصا طبيعيا.

ويضاف إليها السلم الإداري إذا كان المرسل إليه شخص موظفا تابعا سلطة إدارية.

مثال على ذلك: إلى

السيد(ة):...............

أستاذ(ة) اللغة العربية بثانوية عبان رمضان

بالمحمدية - ولاية الجزائر شرق

ع/ط السيد(ة) مدير الثانوية

ملاحظه: يتوسط بين المرسل والمرسل إليه كلمه -إلى-

6. السلم الإداري: غالبا ما ترسل المراسلة الإدارية عن طريق السلم الإداري بصفة تصاعدية أو تنازلية، وتختصر هذه العبارات ب:

- ع/ط = عن طريق

- ت/ا = تحت إشراف

بحيث أن كل مراسلة موجهة من أشخاص خاضعين لسلطة سلمية إلى إدارة عليا، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة الإدارة المعنية، وكذا الشأن بالنسبة للمراسلات المتبادلة بين المصالح أو بين الهيئات العليا والموظفين.

7. الموضوع: هو عبارة تتصدر الجسم الرسالة وتوضح باختصار الموضوع المراد عرضه أو طرحه على الهيئة المعنية، ويسمح لهذه الهيئة بالإدراك السريع لأهمية الموضوع و يسهل لها دراسته وترتيبه.

مثال على ذلك: الموضوع: طلب تعديل الخريطة التربوية والادارية

8. المرجع: وهو يعين الإشارة التي توضع عادة تحت الموضوع، والتي يقصد بها التفكير بوثائق سابقة يرجع إليها عند الضرورة، من رسائل، أو مناشير أو مراسيم أو قرارات أو تقارير أو محاضر...الخ.

وللمرجع أربعة عناصر أساسيه، وهي:

- نوعية النص: ( رسالة منشور قرار...الخ).

- بيان الرقم: الرقم التسلسلي في الصادر.

- بيان التاريخ: تاريخ استصداره بالضبط.

- موضوع النص: أي ما تضمنه النص.

مثال على ذلك:

المرجع: المنشور رقم:16/97 المؤرخ في 1997/01/06 المتضمن لمقاييس المعتمدة في فتح المناصب المالية على الخريطة التربوية والإدارية.

9. نص المراسلة: وهو نص الرسالة التي يعبر فيه صاحبه عن قضيته وغرضه، وينبغي أن يخضع لعناصر تصميم المراسلة الإدارية التي ذكرناها آنفا في الشروط المتعلقة بالمضمون وهي:

- المقدمة.

- العرض ( أو الإيضاح).

- الخاتمة.

10- الإمضاء: هو ما يسجله شخص كاسم له في تشكيلة خاصة به وذلك ليؤكد صحة وثيقة مكتوبة وصدقها وتحمل مسؤوليتها، ويعتبر الإمضاء احد العناصر الأساسية للوثائق والمراسلات والعقود الإدارية، ويشكل الشرط الأساسي لصحة هذه الوثائق بحيث إن الوثيقة غير الممضاة لا يترتب عليها أي مفعول قانوني وتعتبر كأنها لا شيء. حتى يكون الإمضاء صحيحا يجب أن يكون صادرا من السلطة المختصة بمعنى السلطة التي منحت لها الصلاحية من طرف القانون. ويجب أن يكون الإمضاء مسبوقا بوظيفة المعني متبوعا باسمه ولقبه، وعموما فانه لا يوجد على مستوى الإدارة أو المؤسسة إلا شخص واحد مخول له حق الإمضاء، وهو رئيس الإدارة أو المؤسسة كالوزير، الوالي، رئيس البلدية أو المدير العام...الخ. ويمكن لهؤلاء المسؤولين أن يفوضوا الإمضاء إلى نوابهم من الموظفين العاملين تحت مسؤوليتهم وإشرافهم، وفي هذه الحالة يكون من الضروري أن تسبق إمضاءات هؤلاء المسؤولين إشارة تبين صفاته ونوعية اختصاصاتهم التي تمكنهم من ربط مسؤوليتهم بالسلطة العليا ويكون إمضائهم:

- إما بالتفويض.

- أو بالنيابة.

1.10. الإمضاء بالتفويض: وتقتضي هذه العبارة من المسؤول المباشر للسلطة ٲنه قد فوض صلاحية الإمضاء لواحد أو بمجموعه من مساعديه للقيام بهذه المهمة بصفة دائمة أول لفترة محددة على بعض الوثائق والعقود الإدارية وذلك في حدود صلاحياتهم.

مثال على ذلك: على الوزير وبتفويض منه

مدير التكوين

اللقب والاسم، الإمضاء والختم

2.10. الإمضاء بالنيابة: تقتضي هذه العبارة من صاحب السلطة كالوزير، أو الوالي، أو رئيس البلدية مثلا انه قد فوض لأحد المساعدين فقط صلاحية الإمضاء بالنيابة عنه بصفة مؤقتة، ولفترة زمنية محددة على مجموعة من الوثائق والعقود الإدارية عندما يكون غائبا عن إدارته لأسباب معينه، أو في حالة شغور المناصب، حتى لا تتعطل مصالح المرفق العام.

مثال على ذلك: عن رئيس المجلس الشعبي البلدي وبالنيابة

النائب الأول

الاسم واللقب، الإمضاء و الختم

3. صيغ التعبير الإداري:

تكتسي خصائص الأسلوب الإداري أهميه كبيرة في تحديدها للألفاظ والتعابير والمعاني والمصطلحات الإدارية الواجبة الاستعمال في كتابة المراسلات الإدارية. ولقد أدى التطور الذي عرفته الإدارة في كافة الميادين إلى تنويع الصيغ التعبيرية المستخدمة من طرف محرري المراسلات والوثائق الإدارية، وذلك راجع إلى نوعية الموضوع المراد معالجته ومستوى المحرر وغزارة أفكاره، وكذا الجهة الإدارية المرسل إليها بصفة خاصة. ويمكننا ترتيب هذه الصيغ حسب طبيعة الموضوع وذلك من خلال تقسيم النص إلى ثلاثة أقسام على النحو التالي:

1.3- صيغ التعبير الإداري المستعملة في المقدمة.

2.3- صيغ التعبير الإداري المستعملة في العرض.

3.3- صيغ التعبير الإداري المستعملة في الخاتمة.

1.3.صيغ التعبير الإداري المستعملة في المقدمة:

وهي مجموعة العبارات والمفردات التي تستهل بها المراسلات الإدارية وتنقسم هذه الصيغ إلى ما يلي:

- صيغ التقديم مع وجود مرجع.

- صيغ التقديم بدون مرجع.

1.1.3.صيغ التقديم مع وجود مرجع:

تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلات الإدارية، وتذكر بالمرجع المستند إليه، كالرسالة السابقة أو البرقية أو النصوص التنظيمية مثل: المرسوم أو القرار أو التعليمة...الخ ويكون متبوعا بعبارة الاحترام. وفي هذا الشأن توجد عدة صيغ، ونذكر منها على سبيل المثال:

- ردا على رسالتكم،…………………..

- إجابة على استفساركم،……………….

- تبعا ل،…………......…………....

- استنادا إلى، ……………………...

- تذكيرا ب،………………………

- بموجب إرسالكم المذكور في المرجع أعلاه،………

- وفقا ل،………………………………………

- طبقا ل،………………………………………

- بناء على…………………………………….

- نظرا ل………………………………………

- في إطار العملية التكوينية الخاصة ب……………..

- تكملة لرسالتي المشار إليها في المرجع أعلاه، ……….

2.1.3. صيغ التقديم بدون مرجع:

ويكون موضوعها من دون سند معتمد بحيث تحرر مباشرة بعبارة الاحترام، وتتنوع صياغتها حسب الموضوع، ونذكر منها على سبيل المثال مايلي:

- يشرفني أن أحيطكم علما ب،………………………..

- يسعدني أن أتقدم إلى سيادتكم، ………………………

- يسرني أن ٲرفع إلى شخصكم الموقر،…………………

- يطيب لي أن انهي إلى علمكم ما يأتي، ………………..

- أتشرف بإبلاغكم،…………………………………

- يؤسفني أن الفت انتباهكم،…………………………..

- يؤسفني أن أطلعكم على،…………………………...

2.3. صيغ التعبير الإداري المستعملة في العرض:

تستعمل في العرض صيغ تعبيرية مختلفة للتعبير عن فكرة أو مجموعة أفكار حول مسألة ما، يريد المحرر الإداري من خلالها تبليغ معلومات بكيفية واضحة ودقيقة إلى المرسل إليه حسب نوع المراسلة المحررة، وموضوعها المعالج، وتسهيلا لعمل المحرر الإداري نذكر بعض الصيغ المتداولة بكثرة في هذا المجال وهي:

مثال ذلك:

- لذا ينبغي………………………..

- وعليه فإنه تقرر……………....

- وفي هذا الصدد………………….

- ولهذا الغرض……………………

- ونتيجة لذلك…………………..الخ

1.2.3. صياغة تحمل معاني المجاملة:

مثال ذلك:

………….ليس في مقدوري أن……………………………..

…………. حتى تسمح الظروف ب……. . سوف نوافيكم ب……..

……….لا استطيع إلا………………………………………..

…………... لا يفوتني أن أذكركم ب…………………………..

…………………….. تحسبا ل…………..الخ……………...

2.2.3. صيغ تحمل معاني السلطة:

مثال على ذلك:

-……………………... قررت……………………………..

-……... سوف اتخذ الإجراءات اللازمة…………………………

-…….. المطلوب منكم موافاتي ب……………………………..

-……………... لقد لفت انتباهي بأنكم…………………………

-…………………. وقد تبين لي……………………………..

-………… أجدني مضطرا باتخاذ التدابير المناسبة………………

- ……………..لاحظت عليكم……………………………….

-………... كان عليكم أن تبادروا ب…………………………..

-………………. لقد سبق وٲن أعلنت على……….الخ………...

3.2.3. صيغ تقديم الحجج و الأدلة:

مثال على ذلك:

- ..وذلك بالرجوع إلى نص المرسوم التنفيذي رقم…... المؤرخ في…. والمتعلق ب

-…. مستندا في ذلك على القرار ( أو المنشور) رقم:... المؤرخ في….. المتضمن..

- نظرا للتعليمات الخاصة ب…………………………………………….

- لا يمكن تجاهل التعليمة الوزارية رقم:..... المؤرخة في:...... المتعلقة ب…….

- حسب ما تضمنته تعليمة السيد المدير العام للوظيفة العمومية تحت رقم... المؤرخة فيٍ:......الخ.

4.2.3. صيغ الترتيب:

تستعمل هذه الصيغ عندما يتحتم على المحرر الإداري ترتيب الأفكار المعلومات المدونة في المراسلة، وقد يأخذ هذا الترتيب أرقام معينة أو حروفا أبجديه أو عبارات تشير إلى ترتيب الفكرة، ونذكر من هذه الصيغ ما يلي:

مثال على ذلك:

- أولا…………………………………..

- ثانيا……………………………………….

- ثالثا………………… الخ……………

- 1 ، 2، 3……………………..وهكذا……

- ٲ، ب، ج……………...الخ……………….

وتكون هذه الصيغ مرتبة ترتيبا عموديا ومن العبارات التي تشير إلى الترتيب:

مثال على ذلك:

- من جهة………………….. ومن جهة أخرى…………..

- وبالتالي………………………………………………

- بصفة عامة…………………. بصفة خاصة……………

- بصفة رئيسية……………….. بصفة ثانوية……………..

- من ناحية……………………. ومن ناحية أخرى………..

- بصفة رسمية…………………. وبصفة عادية…………..

- ثم………………………….. وأخيرا………………..

- وإضافة إلى ذلك……………………………………….

- وفضلا عن…………………….. فإن…………………

- وبعبارة أخرى……………………….. الخ…………….

3.3. صيغ التعبير الإداري المستعملة في الخاتمة:

وتظهر هذه الصيغ في الرسائل ذات الطابع الرسمي والشخصي، وتكون عبارة عن جملة تبين الهدف من الإرسال. وهذه بعض الصيغ:

1.3.3 الصيغ المستعملة في الرسائل ذات الطابع الرسمي والشخصي:

مثال على ذلك:

- وأخيرا…………………... أو في الأخير…………………

- وختاما…………………….. أو في الختام………………..

- ومجمل القول…………..…. أو خلاصة القول ……………..

- ونتيجة لذلك……………………………………………..

- أرجو أن تسهروا على تنفيذ هذه التدابير………………………

- أرجو أن تتفضلوا بتلبية طلبي……… أو رغبتي……………..

- ٲرجو أن توافقوا على……………. لتمكيني من……………

- وأخيرا أرجو أن تزودوني بالمعلومات المتعلقة ب……………..

- وعليكم موافاتي ب…….. للمصادقة…... أو الإمضاء أو التأشيرة..

- وأخيرا أرجو أن تتفضلوا باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة قصد….الخ...

2.3.3. الصيغ المستعملة في الرسائل ذات الطابع الشخصي فقط:

مثال على ذلك:

- وأخيرا تقبلوا مني سيادة مدير التربية فائق الاحترام والتقدير.

- وأخيرا تفضلوا سيدي المدير ٲسمى عبارات الاحترام.

- تقبلوا مني سيادة المفتش أطيب التحيات وأخلصها…..الخ…………

- وأخيرا تفضلوا معالي الوزير بقبول فائق الاحترام والتقدير…..الخ….

4. ما ينبغي على المحرر الإداري القيام به قبل، أثناء، وبعد الانتهاء من تحرير المراسلة الإدارية:

1.4. قبل الشروع في تحرير المراسلة:

- ينبغي على المحرر الإداري الاستعداد لهذه العملية الهامة، وذلك بجمع المعطيات والإلمام بالملابسات والمعلومات الصحيحة حول الموضوع.

- تحضير وسائل التحرير والكتابة لتفادي تشوش الٲفكار بعد الشروع في المعالجة و التحرير.

- رسم تصور واضح لمعالجة الموضوع وترتيب الأفكار بأهميتها وتسلسل الوقائع والأحداث، وذلك من خلال ضبط خطة عمل موضوعية.

2.4. أثناء التحرير:

- الحرص على التعرض لكافة الأفكار التي تم تحديدها قبل الشروع في التحرير.

- المحافظة على ترتيب الأفكار حسب أهميتها دون نسيان فكرة منها، تجنبا لإهدار الجهد والوقت أو تقديم معلومات منقوصة.

- تجنب التحرير ساعة الانفعال أو الغضب حتى تتفادى التعبير بطريقة انفعالية وعاطفية بعيدة عن مبادئ الرسالة الإدارية وتأجيل ذلك إلي حين صفاء الذهن والنفس ووضوح الرؤيا والأفكار إذا كانت غامضة.

- تجنب الشطب والمحو والحشو في المراسلة الإدارية، لٲن ذلك يؤثر سلبا على شكلها ومحتواها ويوحي بعدم جدية المحرر الإداري.

3.4 بعد الانتهاء من التحرير:

- يجب على المحرر الإداري قراءة ما حرره قراءة جدية متمعنة، للتأكد من أن جميع ما كان ينوي تضمينه في المراسلة موجود فيها ولم ينسى أي عنصر من العناصر المكونة لها.

- التأكد من خلو المراسلة من الأخطاء النحوية والإملائية والتراكيب اللغوية المعقدة، وعدم الخلط بين فقراتها وأفكارها.

- ترقيم الصفحات إذا كتبت المراسلة الإدارية في أكثر من ورقة، ويستحسن في هذه الحالة تبيان رقم الصفحة بالنسبة لعدد الصفحات الإجمالي، مثال:1/ 5 إذا كان عدد الصفحات خمسة أو 1/3 إذا كان عدد الصفحات ثلاثة…. الخ.

- التأكد من تدوين المكان والتاريخ وعدم الإمضاء وكتابة صفة واسم ولقب المرسل...الخ.

المرجع:

إعداد أ. مميش علين أ. رزاق العربي، إشراف أ رشيد ججيق، التحرير الإداري سند تكويني موجه لفئات: الإدارة- التسيير -التفتيش، وزارة التربية الوطنية، المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وتحسين مستواهم، السنة 2010، ص19 إلى ص34.

التحميـل PDF