الرسالة الإدارية
أهمية الرسالة الإدارية:
تحتل
المراسلات الإدارية مكانا هاما في النشاط الإداري، فهي تمكن المصالح العمومية من
الاتصال مع بعضها البعض، أو مع الأفراد. وقد تكون هذه المراسلات مكتوبة أو شفوية،
ورغم تطور وسائل الاتصالات والمواصلات الحديثة، من هاتف، فاكس ،تلكس، انترنت وبريد
الكتروني...الخ. إلا أن المراسلة المكتوبة لازالت إلى يومنا هذا تحتفظ بأهميتها
باعتبارها أداة جارية، وأكثر استعمالا في العلاقات الإدارية، ولا يمكن الاستغناء
عنها مهما تطورت هذه الرسائل عبر الزمن.
2.1. تعريفها:
الرسالة
الإدارية هي وثيقة إدارية رسمية محررة باسم المرفق العام أو المؤسسة إذا كانت
إدارية محضة، وباسم الموقع إذا كانت شخصية، وللإشارة فإن الأسلوب الإداري كما
ذكرنا آنفا، فإنه يختلف عما هو متعارف عليه في الأسلوب الأدبي بحيث يتحدد وفق
فلسفة معينة مرتبطة بالإدارة بصفة عامة، وبالوظيفة العمومي بصفة خاصة، وهو ما
تجعله يشكل مجالا مستقلا، وينفرد بخصائص مميزة.
2.2. أنواعها:
تكتسي
المراسلات الإدارية أشكالا مختلفة من بينها " الرسالة الإدارية" ويمكننا
أن نميز في هذا الصدد نوعين رئيسيين من الرسائل الإدارية:
أولا-
الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي.
ثانيا-
الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي.
2.2.1. الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي:
- تعريفها: تسمى الرسالة رسالة إدارية ذات طبع رسمي، إذا كانت متبادلة بين
مصلحتين عموميتين من إدارة مركزية إلى إدارة مركزية أخرى أو من إدارة مركزية إلى
إدارة لا مركزية مثلا:
- إلى الإدارة مركزية:
وزير التربية الوطنية
إلى
معالي وزير المالي
- إلى إدارة لا مركزية:
وزير التربية الوطنية
إلى
السيد(ة) مدير(ة) التربية لولاية……
بحيث يذكر فيها صفة المرسل وصفة المرسل إليه،
ومن جهة أخرى فإن الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي لا تقتضي إطلاقا لا عبارة
النداء ولا عبارة المجاملة. ويمكن ذكر عبارة الاحترام في بداية الرسالة بمعنى
مقدمتها.
مثال
على ذلك: يشرفني أن ٲطلب منكم………………………..
- تقديمها المادي (شكلها):
يراعى
في تقديمها المادي العناصر التالية: الدمغة- رقم التسجيل- المكان والتاريخ- بيان المرسل-
بيان المرسل إليه- السلم الإداري (إن وجد)- الموضوع- المرجع( إن وجد)- نص الرسالة-
الإمضاء.
2.2.2. الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي:
- مفهومها: إن الرسائل الإدارية ذات الطابع
الشخصي، والمحررة من قبل الإدارة، لا تختلف كثيرا من ناحية تقديمها المادي من الرسائل
الإدارية ذات الطابع الرسمي إلا ببعض العبارات، كعبارة النداء وعبارة المجاملة.
أ. عبارة النداء:
حيث
تبتدئ الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي دائما بمناداة المرسل إليه، وذلك
باستعمال كلمات مثل:
"
سيدي... أو سيادة….. أو السيد.....".
وتكون
هذه الكلمة متبوعة بصفة المرسل إليه، فتكتب على النحو التالي:
- سيدي المدير أو سيادةة المدير أو السيد المدير.
- وقد
تستعمل عبارة النداء حسب مكانة المرسل إليه، فنقول مثلا:
-
لرئيس الجمهورية................. فخامة الرئيس.
-
وللملك…………… …….. جلالة الملك.
-
وللوزير…………………... معالي الوزير.
-
وللسفير…………………... سعادة السفير.
-
وللأمير…………………... سمو الأمير.
- وللقاضي………………… حضرة القاضي…..الخ.
أما
إذا كانت الرسالة الإدارية موجهة إلى شخص ما، يمكن إضافة كلمة المحترم، او الفاضل،
فنقول:
- سيدي
المحترم أو سيدي الفاضل.
ب- عبارة المجاملة:
إن
الرسالة الادارية ذات الطابع الشخصي تنتهي دائما بعبارات تحية نهائية متمثلة في
عبارة المجاملة.
وتختلف
عبارة المجاملة بحسب شخصية المرسل إليه. إلا أن العبارة التي تستعملها الإدارة
عادة مع الأشخاص سواء كانوا أفرادا أو جماعات خاصة تكون كالآتي:
- تفضلوا
سيدي بقبول تحياتنا الخالصة.
- أو
تفضلوا سيدي بقبول فائق الاحترام والتقدير….الخ.
خصيصا في المراسلات المتبادلة بين الإدارة
والأشخاص أو بين الأشخاص والإدارة، لا بين المصالح الإدارية.
- تقديمها المادي (شكلها):
أ. إذا كانت الرسالة الإدارية من الإدارة إلى الشخص:
فيراعى
فيها العناصر التالية: الدمغة- رقم التسجيل- المكان والتاريخ- بيان المرسل- بيان
المرسل إليه- السلم الإداري ( إذا كان الشخص موظفا)- الموضوع- المرجع- عبارة
النداء- نص الرسالة- مع اضافة عبارة المجاملة في نهاية الرسالة- الإمضاء.
ب. أما إذا كانت الرسالة الإدارية من شخص طبيعي إلى الإدارة:
فيراعى فيها ما يلي:
- الاسم
واللقب للمرسل يحرر في أعلى الجهة اليمنى.
-
وظيفته وعنوانه الإداري (إذا كان موظفا).
-
وعنوانه الشخصي (إذا كان غير موظف).
-
المكان وتاريخ.
-
بيان المرسل إليه (صفته وعنوانه الإداري).
-
السلم الإداري ( إذا كان الشخص المرسل موظفا).
-
الموضوع.
-
المرجع ( إن وجد).
-
عبارة النداء.
-
نص الرسالة مع عبارة المجاملة في الأخير.
-
الإمضاء.
3.2- بيان السيرة العلمية
والمهنية (Curriulum
Vitae):
-تعريفه: بعد بيان السيرة العلمية والمهنية وثيقة من الوثائق الإدارية التي
تصاحب ملف وطلب التوظيف أو الترقية لمنصب اعلي، ويهدف إلى التعريف بالمؤهلات العلمية
والخبرة المهنية للمرشح مع الاشارة إلى قدراته الخاصة بالاضافة إلى المعلومات
المتعلقة بحالته المدنية، وذلك طبقا للنموذج الآتي:
- بيان
السيرة العلمية والمهنية
-
الحالة المدنية:
- اللقب..............- الاسم:..............
- اللقب الأصلي للمتزوجات:.............
- تاريخ ومكان الميلاد:.......
ب:............
- الحالة
العائلية.......................
- الوضعية تجاه الخدمة
الوطنية:...............
- العنوان الشخصي أو
الإداري.................
- رقم الهاتف:.....................
-
مؤهلات أخرى..................
-
اللغات المتحكم فيها: ............
-
تربصات ودورات تكوينية داخل الوطن: .............
-
تربصات ودورات تكوينية خارج الوطن: .............
-
التحكم في الإعلام الآلي: ................
المرجع:
إعداد أ. مميش علين أ. رزاق العربي، إشراف أ رشيد ججيق، التحرير الإداري سند تكويني موجه لفئات: الإدارة- التسيير -التفتيش، وزارة التربية الوطنية، المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وتحسين مستواهم، السنة 2010، ص35 إلى ص41.